GTIN

Information och beskrivning

GTIN (Global Trade Item Number, GS1-artikelnummer) används för att ge förpackningar och tjänster unika identiteter. Genom att överföra GTIN (siffrorna) till en streckkod kan numret läsas av med en skanner.

För att underlätta elektronisk handel rekommenderas GTIN på en produkts samtliga förpackningar, vilket ger alla en unik identitet. En unik identitet på en förpackning säkerställer dess enhet, pris och andra förutsättningar.

Obligatoriskt är också förpackningsuppgifter såsom längd/djup, bredd, höjd, volym och vikt. Med dessa värden kopplat till respektive förpacknings GTIN skapas möjlighet för butiks-, lager-, logistik- och transportplanering. Då detta utgör en väsentlig del av handelsprocessen bör effektivitetstalen bli positiva för alla inblandade parter.

Typer av GTIN

Regelverk 

• Ett GTIN är unikt för en specifik förpackning på ett artikelnummer.

• Ett GTIN kan inte förekomma mer än en gång från samma leverantör.

• Olika leverantörer kan skicka in samma artikel med samma GTIN, t.ex. grossister, men det blir då ingen krock på GTIN eftersom leverantörsnumret skiljer.

Återanvändning

GTIN ska inte återanvändas. Det betyder att när ett GTIN har tilldelats en förpackning kan detta GTIN aldrig användas för någon annan förpackning, även om den ursprungliga artikeln har utgått ur sortimentet. Läs mer hos GS1.

Förändring

Vid ändring av produktens och/eller förpackningens egenskaper sänds komplett artikelinformation för att uppdatera uppgifter hos mottagaren. Vid ändring av produktens och/eller förpackningens egenskaper som mått, innehåll och varumärke gäller särskilda regler för GTIN. Vissa ändringar kräver att förpackningen ges ett nytt GTIN.

Korrigering

Vid korrigering kan mottagaren av artikelinformation jämföra det korrigerade meddelandet med tidigare sänd artikelinformation, baserat på GTIN, för att ta reda på vad som är korrigerat.

Radering

Vid radering kan mottagaren informeras om att leverantören tagit bort artikelinformationen ur sitt system. För att hålla artikelinformationen synkroniserad mellan leverantör och köpare krävs att även köparen tar bort informationen.

Byta GTIN på primärförpackning

Grundregel

Fältet för GTIN på primärförpackningen är låst. Om GTIN på primärförpackningen ändras ska ett nytt artikelnummer skapas.

Undantag 1: Ny artikel

Om leverantören har skickat in fel GTIN på artikeln från början kan rättning göras om en artikel faller under regeln för ny artikel (definition nedan).

Artikeln har inte varit registrerad i Finfos databas längre än 6 månader. Regeln för ny artikel gäller oavsett omständigheter, d.v.s. även om leverantören redan har märkt upp sina produkter med den nya streckkoden, ändrat i tryckta dokument eller dylikt.

Undantag 2: Artikeln är inte en byggprodukt

Artiklar som ej definieras som byggprodukter enligt Byggproduktförordningen (CPR). Om leverantören har skickat in fel GTIN på artikeln från början och artikeln inte är en byggprodukt (definition nedan) är det möjligt att rätta GTIN på artikeln.

Definition enligt Byggproduktförordningen (CPR): Varje produkt eller byggsats som tillverkas och släpps ut på marknaden för att varaktigt ingå i byggnadsverk eller delar därav och vars prestanda påverkar byggnadsverkets prestanda i fråga om de grundläggande kraven för byggnadsverk.

Exempel

Om en leverantör skickar ett GTIN som redan finns på en annan artikel/förpackning i Finfos system får leverantören felmeddelande om att GTIN redan finns i samband med att filen blir inläst i Finfos databas.

Alternativt skickar leverantören samma GTIN på mer än en förpackning/artikel i filen till Finfo. Leverantören får då felmeddelande om detta redan när filen överförs med Ftp.

Om ett GTIN finns sedan tidigare på en annan artikels förpackning eller en annan förpackning på samma artikel kan den GTIN inte återanvändas.

Man kan heller inte återanvända ett GTIN även om artikeln som GTIN finns på sedan tidigare har utgått. Om den gamla artikeln är arkiverad hos Finfo kommer leverantören inte få felmeddelande om att GTIN finns sedan tidigare. Men, många kunder har kvar artikeln i sina kassasystem och då blir det krock på GTIN när filerna levereras till kunderna.

GTIN kan även vara registrerad på en tidigare artikel som en gammal GTIN i fältet EAN2 hos Finfo. Har denna GTIN funnits på artikeln tidigare får man inte återanvända den på någon annan artikel eller förpackning på samma artikel.

OBS! Detta gäller även om leverantören redan har märkt upp sina produkter med den nya streckkoden och distribuerat sina nya artiklar med GTIN som redan finns på andra produkter.

Byta GTIN på sekundär-/tertiärförpackning

Grundregeln är att om förpackningen ändrar innehåll så skall den nya förpackningen ha ett nytt GTIN. Det är däremot tillåtet att ändra GTIN med bibehållet antal.

Korrigera GTIN

Leverantören skapar ett ärende hos Byggmaterialhandlarna. I ärendet beskriver leverantören hur informationen om artikeln ser ut idag och vad som ändras. Ärendet kompletteras med en crosslista som ger information om artikelnummer, leverantörens benämning 1 och 2 samt befintlig och ny GTIN. Denna går sedan på remiss för beslut.

Exempel

Exempel 1

Leverantören har registrerat en artikel hos Finfo med en GTIN på primärförpackning man fått uppgift om från sin underleverantör. När varan kommer till leverantören upptäcks att man fått fel uppgifter om GTIN från sin underleverantör.

Exempel 2

Leverantörens underleverantör har inga GTIN. När artiklarna registreras hos Finfo har leverantören därför använt GTIN från sin egen nummerserie. Senare börjar underleverantören använda och märka sina produkter med GTIN.

Exempel 3

Leverantören har skickat in fel GTIN på en förpackning, exempelvis har GTIN som tillhör sekundärförpackningen registrerats på artikelns primärförpackning.

Exempel 4

Leverantören har angett fel enhet på primärförpackningen, exempelvis har rulle angets istället för meter. Den GTIN som angetts för primärförpackningen hör till den nya enheten (meter). Rulle ska istället registreras som sekundärförpackning på samma artikel, men med annan GTIN.

Exempel 5

Leverantörens underleverantör har bytt GTIN på primärförpackning på befintligt artikelnummer.

Exempel 6

Leverantör har på en förpackning angett ett GTIN som redan finns i mottagarens system på en annan artikel/förpackning som utgått hos leverantören.

Ändra mått på förpackning

Om primärförpackningen ändrar mått med mer än 20% måste nytt artikelnummer och ny GTIN skapas. Läs mer på GS1:s hemsida.

GTIN-regler

Mindre ändring

Mindre ändring av ingredienser eller karakteristika som ersätter befintlig artikel och som inte innebär att informationen till konsument måste ändras (dvs som inte täcks av lagstiftningen).

Exempel

• Ändringar på grund av kostnadsskäl som inte påverkar artikelns egenskaper, till exempel smak och viskositet.

• Ny färg på knapparna på klädesplagg.

Större ändring

Denna regel gäller större ändringar av ingredienser eller karakteristika som förändrar artikeln, till exempel om konsumenten förväntas kunna särskilja den nya artikeln från den gamla artikeln, om det finns föreskrifter eller andra krav som reglerar ändringar, eller om ändringarna medför en väsentlig skillnad för konsumenten.

Exempel

• Att ändra en smak från citron till lime eller byta ut vetemjöl mot havregryn i en chokladkaka.

• Att ändra i informationen till konsumenten som regleras av föreskrifter, till exempel deklaration av allergener eller näringspåståenden.

• Ta bort socker från en artikel för att göra den sockerfri eller ta bort eller lägga till en allergen.

• Att ändra karakteristika eller funktion som medför en väsentlig skillnad för konsumenten.

• Ändra en doftsprays arom från apelsin till körsbär eller lägga till blekmedel till ett tvättmedel.

Ändring av funktionalitet

Större ändringar i funktionaliteten, exempelvis om ändringen innebär nya funktioner.

Exempel

• Ny version av mjukvara

• Nya funktioner/features på elektroniska artiklar