GTIN

Information och beskrivning

GTIN (Global Trade Item Number, GS1-artikelnummer) används för att ge förpackningar och tjänster unika identiteter. Genom att överföra GTIN (siffrorna) till en streckkod kan numret läsas av med en skanner.

För att underlätta elektronisk handel rekommenderas GTIN på en produkts samtliga förpackningar, vilket ger alla en unik identitet. En unik identitet på en förpackning säkerställer dess enhet, pris och andra förutsättningar.

Obligatoriskt är också förpackningsuppgifter såsom längd/djup, bredd, höjd, volym och vikt. Med dessa värden kopplat till respektive förpacknings GTIN skapas möjlighet för butiks-, lager-, logistik- och transportplanering. Då detta utgör en väsentlig del av handelsprocessen bör effektivitetstalen bli positiva för alla inblandade parter.

Typer av GTIN

Regelverk 

• Ett GTIN är unikt för en specifik förpackning på ett artikelnummer.

• Ett GTIN kan inte förekomma mer än en gång från samma leverantör.

• Olika leverantörer kan skicka in samma artikel med samma GTIN, t.ex. grossister, men det blir då ingen krock på GTIN eftersom leverantörsnumret skiljer.

Återanvändning

GTIN ska inte återanvändas. Det betyder att när ett GTIN har tilldelats en förpackning kan detta GTIN aldrig användas för någon annan förpackning, även om den ursprungliga artikeln har utgått ur sortimentet. Läs mer hos GS1.

Förändring

Vid ändring av produktens och/eller förpackningens egenskaper sänds komplett artikelinformation för att uppdatera uppgifter hos mottagaren.
Vid ändring av produktens och/eller förpackningens egenskaper som mått, innehåll och varumärke gäller särskilda regler för GTIN. Vissa ändringar kräver att förpackningen ges ett nytt GTIN.

Korrigering

Vid korrigering kan mottagaren av artikelinformation jämföra det korrigerade meddelandet med tidigare sänd artikelinformation, baserat på GTIN, för att ta reda på vad som är korrigerat.

Radering

Vid radering kan mottagaren informeras om att leverantören tagit bort artikelinformationen ur sitt system. För att hålla artikelinformationen synkroniserad mellan leverantör och köpare krävs att även köparen tar bort informationen.

Byta GTIN på primärförpackning

Grundregel

Fältet för GTIN på primärförpackningen är låst. Om GTIN på primärförpackningen ändras ska ett nytt artikelnummer skapas.

Undantag 1: Ny artikel

Om leverantören har skickat in fel GTIN på artikeln från början kan rättning göras om en artikel faller under regeln för ny artikel - definition av ny artikel:

Artikeln har inte varit registrerad i Finfos databas längre än 6 månader. Regeln för ny artikel gäller oavsett omständigheter, d.v.s. även om leverantören redan har märkt upp sina produkter med den nya streckkoden, ändrat i tryckta dokument eller dylikt.

Undantag 2: Artikeln är inte en byggprodukt

Artiklar som ej definieras som byggprodukter enligt Byggproduktförordningen (CPR). Om leverantören har skickat in fel GTIN på artikeln från början och artikeln inte är en byggprodukt (definition nedan) är det möjligt att rätta GTIN på artikeln.

Definition enligt Byggproduktförordningen (CPR): Varje produkt eller byggsats som tillverkas och släpps ut på marknaden för att varaktigt ingå i byggnadsverk eller delar därav och vars prestanda påverkar byggnadsverkets prestanda i fråga om de grundläggande kraven för byggnadsverk.

Exempel på otillåten användning av GTIN

Nedanstående exempel beskriver situationer där ett GTIN har använts på ett sätt som inte är tillåtet enligt grundregeln ovan. Även om ett GTIN verkar vara ledigt eller kan registreras i ett visst skede får det inte återanvändas på en annan artikel eller förpackning.

GTIN finns redan på en annan artikel eller förpackning

Om en leverantör skickar ett GTIN som redan finns på en annan artikel eller förpackning i Finfos system får leverantören ett felmeddelande om att GTIN redan finns när filen läses in i Finfos databas.

Samma GTIN används på flera artiklar eller förpackningar

Om leverantören skickar samma GTIN på mer än en förpackning eller artikel i samma fil till Finfo får leverantören ett felmeddelande redan när filen överförs via FTP.

Ett tidigare använt GTIN får inte återanvändas

Om ett GTIN tidigare har funnits på en annan artikels förpackning eller på en annan förpackning på samma artikel kan GTIN inte återanvändas.

Ett GTIN får inte heller återanvändas även om artikeln som GTIN tidigare varit registrerat på har utgått. Om den gamla artikeln är arkiverad hos Finfo kommer leverantören inte att få ett felmeddelande om att GTIN redan finns. Många kunder kan dock fortfarande ha kvar den gamla artikeln i sina kassasystem. När den nya artikeln sedan levereras till kunderna kan detta därför leda till en krock på GTIN.

GTIN som tidigare använts som EAN2 får inte återanvändas

Ett GTIN kan även ha registrerats på en tidigare artikel som gammalt GTIN i fältet EAN2 hos Finfo. Om GTIN har funnits på artikeln tidigare får det inte återanvändas på någon annan artikel eller förpackning på samma artikel.

OBS! Detta gäller även om leverantören redan har märkt upp sina produkter med den nya streckkoden och distribuerat de nya artiklarna med ett GTIN som redan finns eller har funnits på andra produkter.

Byta GTIN på sekundär-/tertiärförpackning

Grundregeln är att om förpackningen ändrar innehåll så skall den nya förpackningen ha ett nytt GTIN. Det är däremot tillåtet att ändra GTIN med bibehållet antal.

Korrigera GTIN

Leverantören skapar ett ärende hos Byggmaterialhandlarna. I ärendet beskriver leverantören hur informationen om artikeln ser ut idag och vad som ändras. Ärendet kompletteras med en crosslista som ger information om artikelnummer, leverantörens benämning 1 och 2 samt befintlig och ny GTIN. Denna går sedan på remiss för beslut.

Exempel

Exempel 1

Leverantören har registrerat en artikel hos Finfo med en GTIN på primärförpackning man fått uppgift om från sin underleverantör. När varan kommer till leverantören upptäcks att man fått fel uppgifter om GTIN från sin underleverantör.

Exempel 2

Leverantörens underleverantör har inga GTIN. När artiklarna registreras hos Finfo har leverantören därför använt GTIN från sin egen nummerserie. Senare börjar underleverantören använda och märka sina produkter med GTIN.

Exempel 3

Leverantören har skickat in fel GTIN på en förpackning, exempelvis har GTIN som tillhör sekundärförpackningen registrerats på artikelns primärförpackning.

Exempel 4

Leverantören har angett fel enhet på primärförpackningen, exempelvis har rulle angets istället för meter. Den GTIN som angetts för primärförpackningen hör till den nya enheten (meter). Rulle ska istället registreras som sekundärförpackning på samma artikel, men med annan GTIN.

Exempel 5

Leverantörens underleverantör har bytt GTIN på primärförpackning på befintligt artikelnummer.

Exempel 6

Leverantör har på en förpackning angett ett GTIN som redan finns i mottagarens system på en annan artikel/förpackning som utgått hos leverantören.

Ändra mått på förpackning

Om primärförpackningen ändrar mått med mer än 20% måste nytt artikelnummer och ny GTIN skapas. Läs mer på GS1:s hemsida.

GTIN vid produktförändringar

Mindre ändring

Mindre ändring av ingredienser eller karakteristika som ersätter befintlig artikel och som inte innebär att informationen till konsument måste ändras (dvs som inte täcks av lagstiftningen).

Exempel

• Ändringar på grund av kostnadsskäl som inte påverkar artikelns egenskaper, till exempel smak och viskositet.

• Ny färg på knapparna på klädesplagg.

• Byte av infästningsdetalj eller annan mindre komponent till en likvärdig komponent, utan att artikelns funktion, egenskaper eller prestanda påverkas.

• Ändring av färgen på en mindre synlig plastdetalj på en produkt, utan att produktens funktion eller egenskaper påverkas.

Större ändring

Denna regel gäller större ändringar av ingredienser eller karakteristika som förändrar artikeln, till exempel om konsumenten förväntas kunna särskilja den nya artikeln från den gamla artikeln, om det finns föreskrifter eller andra krav som reglerar ändringar, eller om ändringarna medför en väsentlig skillnad för konsumenten.

Exempel

• Att ändra en gipsskiva från standardutförande till brandklassad gipsskiva eller att ändra dess kantutförande från rak kant till försänkt kant.

• Att ändra en isoleringsskiva så att dess deklarerade värmeledningsförmåga eller brandklass förändras eller att ändra dess tjocklek.

• Att ändra en färg från vattenbaserad till oljebaserad eller att byta dess bindemedel eller annan sammansättning.

• Att byta ytbehandling på en skruv från elförzinkad till rostfri.

• Att ändra en smak från citron till lime eller byta ut vetemjöl mot havregryn i en chokladkaka.

• Att ändra i informationen till konsumenten som regleras av föreskrifter, till exempel deklaration av allergener eller näringspåståenden.

• Ta bort socker från en artikel för att göra den sockerfri eller ta bort eller lägga till en allergen.

• Att ändra karakteristika eller funktion som medför en väsentlig skillnad för konsumenten.

• Ändra en doftsprays arom från apelsin till körsbär eller lägga till blekmedel till ett tvättmedel.

Ändring av funktionalitet

Större ändringar i funktionaliteten, exempelvis om ändringen innebär nya funktioner.

Exempel

• Ett handtag kompletteras med automatisk låsfunktion

• En arbetslampa kompletteras med rörelsedetektor

• Ny version av mjukvara

• Nya funktioner/features på elektroniska artiklar